W pracy nie zawsze wszystko idzie gładko. Zdarza się, że pracownik, który wcześniej dobrze sobie radził, zaczyna popełniać błędy, nie dotrzymuje terminów albo nie odnajduje się w zespole. W wielu firmach pierwszym odruchem w takiej sytuacji jest po prostu narastająca frustracja. U przełożonego, bo „coś się zepsuło”. U pracownika, bo często nie wie, co konkretnie jest nie tak. I tak z tygodnia na tydzień rośnie napięcie, aż w końcu pojawia się temat: „trzeba coś z tym zrobić”.
Właśnie wtedy warto sięgnąć po plan naprawczy dla pracownika. Ale nie jako bat, nie jako „ostatnie ostrzeżenie” – tylko jako konstruktywne narzędzie, które może naprawdę pomóc
Czym jest plan naprawczy dla pracownika i kiedy się przydaje?
Plan naprawczy dla pracownika, który nie spełnia oczekiwań firmy i przełożonych, to nic innego jak uporządkowany sposób na rozwiązanie problemów w pracy – zanim podejmiemy decyzję o zwolnieniu danej osoby. To dokument (lub ustalenie), który ma pomóc pracownikowi wrócić na właściwe tory: poprawić wyniki, naprawić relacje w zespole albo odbudować zaufanie przełożonego.
Dla pracownika jest to jasny i oficjalny sygnał, że jego wyniki w pracy są zdecydowanie poniżej satysfakjioujących.
Zamiast unikać trudnych rozmów, plan naprawczy pozwala jasno określić, nad jakimi obszarami pracowników powinien popracować w celu poprawienia swojej sytuacji. To narzędzie, które pomaga obu stronom – i pracownikowi, i przełożonemu – lepiej się dogadać i działać w sposób przejrzysty, a nie na bazie domysłów i napięcia.
Plan naprawczy to nie jest dokument na każdą okazję. Nie chodzi o to, żeby go wdrażać za każde spóźnienie czy gorszy dzień. Ale jeśli sytuacja zaczyna się powtarzać, a rozmowy i standardowy feedback nie przynoszą efektu – warto rozważyć bardziej ustrukturyzowane podejście.
Może to być sytuacja, w której:
- pracownik notorycznie nie realizuje zadań w terminie,
- jakość jego pracy spada mimo wcześniejszych uwag,
- pojawiają się trudności komunikacyjne z zespołem,
- pracownik traci zaangażowanie, „znika” z projektów, nie wnosi nic od siebie,
- dostajesz sygnały od innych członków zespołu, że współpraca z daną osobą staje się uciążliwa.
W takiej sytuacji plan naprawczy to nie kara – to szansa na naprawę relacji, oczyszczenie atmosfery i przywrócenie zaufania.
Najpierw: zrozum, co się właściwie dzieje
Nie zaczynaj od formularzy i formalności. Zanim w ogóle pojawi się temat planu naprawczego, trzeba porozmawiać. I to tak naprawdę porozmawiać – nie w trybie „wyliczam Ci błędy”, tylko „chcę zrozumieć, co się dzieje”. Warto taką rozmowę poprowadzić w sesji 1 na 1, udzielając feedback w sposób ustrukturyzowany.
Czasem powód może być banalny, np. zmęczenie, konflikt z kimś z zespołu, trudna sytuacja prywatna. Innym razem – coś głębszego: brak dopasowania do roli, wypalenie, niezrozumienie oczekiwań. Warto wtedy wrócić do konkretów: co dokładnie nie działa, jakie były oczekiwania, co się zmieniło i co obie strony uważają za problem.
To też moment, żeby zebrać dane – jeśli np. chodzi o jakość kodu, pokaż raporty. Jeśli problemem są terminy, sprawdź historię zadań w systemie. Fakty pomagają rozmawiać rzeczowo, bez emocji.
Posiadając wszelkie fakty, jeżeli okaże się, że plan naprawczy jest konieczny, przed jego rozopczęciem warto przeprowadzić tzw. rozmowę dyscyplinującą, podczas której zostaną wskazane wnioski, zaprezentowany i zaakceptowany przez obie strony plan i ustalenie terminu ich ewaluacji.
Jak powinien wyglądać dobry plan naprawczy?
Plan naprawczy nie musi być skomplikowany, ale powinien być jasny, konkretny i zrozumiały dla obu stron. Najważniejsze, by określał:
- Co jest problemem – opisany konkretnie, a nie ogólnikowo („słaba komunikacja” nic nie znaczy, „niezgłaszanie problemów na spotkaniach stand-up” już tak),
- Jakie są oczekiwania – najlepiej mierzalne i z terminem realizacji,
- Jakie działania pomogą pracownikowi osiągnąć cele – np. szkolenie, mentoring, feedback,
- Jak będzie wyglądało monitorowanie postępów – np. cotygodniowe spotkania, ocena zadań, feedback zespołu,
- Co się stanie, jeśli nie będzie poprawy – to też trzeba powiedzieć wprost.
Przetestuj przykładowy formularz Nie zapominaj też o formie – dobrze, jeśli plan zostanie spisany i podpisany przez obie strony. To nie tylko zabezpieczenie dla firmy, ale też sygnał dla pracownika, że sprawa jest traktowana poważnie, ale z dobrą wolą.
Co warto zawrzeć w planie? Kilka przykładów
Załóżmy, że plan dotyczy pracownika z działu IT, który ma problemy z jakością kodu i terminowością. Plan może zakładać:
- udział w szkoleniu technicznym lub warsztatach z organizacji pracy,
- wsparcie mentora przez kilka godzin w tygodniu,
- uczestnictwo w codziennych spotkaniach zespołu i regularne raportowanie postępów,
- konkretne cele: „do końca miesiąca liczba błędów krytycznych w kodzie nie przekroczy 3 tygodniowo”, albo „wszystkie zadania będą oddawane zgodnie z harmonogramem sprintu”.
Ważne jest też, żeby plan nie był tylko listą żądań – ale realną propozycją pomocy. W końcu jego celem jest nie kara, tylko poprawa sytuacji.
Monitorowanie – czyli co dalej?
Wdrożenie planu to dopiero początek. Warto od razu ustalić, kiedy i w jaki sposób będą oceniane postępy. Może to być spotkanie co tydzień, może co dwa tygodnie – ale ważne, żeby się działo. I żeby nie polegać tylko na „wrażeniu”, że jest lepiej, ale patrzeć na fakty. Są zadania oddane na czas? Jest mniej błędów? Zespół mówi, że komunikacja się poprawiła? Super – to znaczy, że plan działa.
Jeśli nie – trzeba się zastanowić: czy plan był zbyt ambitny, czy pracownik go nie traktuje poważnie, a może problem jest głębszy, niż się wydawało?
Najczęstsze błędy, których warto unikać
Największy błąd to potraktowanie planu jako straszaka. Jeśli pracownik usłyszy „masz plan naprawczy, albo wylatujesz” – to nie jest to żadne narzędzie rozwojowe, tylko po prostu presja. I najczęściej kończy się to jeszcze większym stresem i wypchnięciem pracownika z firmy.
Równie niebezpieczne jest stworzenie planu „na pokaz” – bez konkretów, bez monitorowania, bez faktycznego zaangażowania. Albo co gorsza – stworzenie planu, ale nigdy nie wrócenie do niego.
Wreszcie: brak komunikacji. Plan naprawczy działa tylko wtedy, kiedy obie strony są zaangażowane i wiedzą, na czym stoją. Nie chodzi o to, żeby siedzieć co tydzień z tabelką, ale żeby była przestrzeń do rozmowy: co działa, co nie, co dalej.
Pamiętaj
Plan naprawczy dla pracownika to nie kara, tylko forma wsparcia. Oczywiście, czasem jest to też ostatnia szansa na uratowanie współpracy – ale właśnie dlatego warto podejść do niego uczciwie, jasno i z zaangażowaniem. Dobrze zaprojektowany, oparty na realnych celach i bieżącym feedbacku, może nie tylko rozwiązać aktualne problemy, ale też odbudować zaufanie, poprawić relacje i dać pracownikowi nową motywację.
Jeśli jako lider chcesz pomagać ludziom rosnąć, a nie tylko „egzekwować” – to plan naprawczy może być naprawdę skutecznym narzędziem.
