Skuteczna rozmowa dyscyplinująca powinna być odpowiednio zaplanowana, jej powód jasno przedstawiony pracownikowi, a na zakończenie – wspólnie ustalone potencjalne rozwiązanie problemu.

Rozmowa dyscyplinująca to jedno z największych wyzwań w zarządzaniu zespołem. Wielu menedżerów unika jej z obawy przed konfrontacją lub obniżeniem morale pracownika. Tymczasem dobrze przeprowadzona rozmowa nie powinna być karą, ale szansą na rozwiązanie problemu i poprawę współpracy.

💡 Ważne rozróżnienie
Rozmowa dyscyplinująca to nie to samo, co klasyczna rozmowa 1 na 1.  Standardowe spotkania 1 na 1 mają na celu wsparcie pracownika, budowanie relacji i omawianie jego rozwoju, natomiast rozmowa dyscyplinująca dotyczy korygowania konkretnych zachowań i rozwiązywania problemów, które negatywnie wpływają na pracę zespołu lub organizacji. To bardziej formalne spotkanie, którego celem jest ustalenie działań naprawczych, a nie jedynie wymiana opinii i pomysłów.

Kiedy konieczne jest przeprowadzenie rozmowy dyscyplinującej?

Rozmowa dyscyplinująca jest konieczna w sytuacjach, gdy pracownik:

• Regularnie narusza zasady (np. spóźnienia, łamanie regulaminu),
• Nie realizuje obowiązków lub obniża jakość pracy, mimo wcześniejszego feedbacku,
• Wykazuje niewłaściwe zachowania w miejscu pracy, które mogą wpływać na innych członków zespołu,
• Ignoruje wcześniejsze uwagi lub nie wykazuje poprawy, mimo wcześniejszych rozmów.

Nie każda trudna sytuacja wymaga od razu rozmowy dyscyplinującej. Jeśli problem występuje sporadycznie, lepszym rozwiązaniem może być feedback lub rozmowa korygująca. Jednak jeśli zachowanie pracownika powtarza się i wpływa negatywnie na organizację, konieczna jest bardziej formalna interwencja.

Cel i oczekiwany efekt rozmowy dyscyplinującej

Głównym celem rozmowy dyscyplinującej jest przywrócenie prawidłowego zachowania pracownika, a nie jego ukaranie, czy zwolnienie. 

Efekty dobrze przeprowadzonej rozmowy:

✅ Pracownik zrozumie, na czym polega problem i jakie są jego konsekwencje.
✅ Dowie się, czego się od niego oczekuje i jakie kroki powinien podjąć.
✅ Będzie świadomy konsekwencji dalszego niewłaściwego zachowania.
✅ Poczuje się wysłuchany, ale jednocześnie zobowiązany do poprawy.

Dobrze przeprowadzona rozmowa zwiększa szansę na poprawę sytuacji, zamiast prowadzić do dalszych konfliktów lub demotywacji.

Jak przygotować się do rozmowy dyscyplinującej?

Aby rozmowa była skuteczna, należy się do niej odpowiednio przygotować:

• Zbierz fakty ( nie opinie, czy plotki) – dokładnie przeanalizuj sytuację i przygotuj przykłady problematycznych zachowań.
• Wybierz odpowiedni moment i miejsce – rozmowa powinna odbywać się w spokojnym, neutralnym miejscu, najlepiej za zamkniętymi drzwiami.
• Zastanów się nad celem rozmowy – określ, co chcesz osiągnąć, np. poprawę konkretnego zachowania.
• Przygotuj argumenty – jeśli pracownik będzie się bronił lub zaprzeczał problemowi, miej gotowe przykłady jego wcześniejszych działań.
• Przygotuj plan naprawczy – na koniec rozmowy pracownik powinien być w pełni poinstruowany, co się musi zadziać, aby jego sytuacja w firmie nie uległa pogorszeniu.

Jak skutecznie przeprowadzić rozmowę dyscyplinującą?

Struktura rozmowy krok po kroku

1. Przedstawienie kontekstu

Wyjaśnij, dlaczego spotkanie się odbywa, np.:
„Spotykamy się dziś, ponieważ zauważyłem, że w ostatnim czasie masz problemy z dotrzymywaniem terminów projektów. Chciałbym to omówić i znaleźć rozwiązanie.”

2. Opisanie problemu w sposób obiektywny

Skup się na faktach, a nie emocjach:
„W ciągu ostatniego miesiąca dwukrotnie spóźniłeś się z raportami dla klienta, co wpłynęło na harmonogram zespołu.”

3. Wysłuchanie perspektywy pracownika

Zadawaj otwarte pytania, np.:

• „Czy masz jakieś trudności, które powodują te opóźnienia?”
• „Czy jest coś, co moglibyśmy zmienić, aby pomóc Ci lepiej zarządzać czasem?”

4. Ustalenie działań naprawczych

Znajdźcie razem rozwiązanie:
„Chciałbym, abyśmy ustalili konkretny plan – jak możesz poprawić zarządzanie czasem? Czy potrzebujesz dodatkowego wsparcia?”

5. Podsumowanie i określenie kolejnych kroków

Jasno określ, co powinno się wydarzyć po rozmowie:
„Ustalamy, że od przyszłego tygodnia będziesz dostarczać raporty najpóźniej w czwartek rano. Spotkamy się za dwa tygodnie, aby sprawdzić postępy.”

Błędy, których należy unikać podczas rozmowy dyscyplinującej

🚫 Zbyt emocjonalne podejście – nie oceniaj pracownika, mów o konkretnym zachowaniu.
🚫 Brak konkretów – nie używaj ogólników typu „Musisz się bardziej postarać”, zamiast tego podaj konkretne oczekiwania.
🚫 Brak ustalenia działań po rozmowie – rozmowa bez określenia, co dalej, nie przyniesie efektów.

Jak monitorować efekty rozmowy dyscyplinującej?

✅ Ustal termin kolejnej rozmowy – np. za tydzień lub dwa, aby ocenić postępy.
✅ Regularnie sprawdzaj efekty – jeśli problem się powtarza, nie zwlekaj z kolejną interwencją.
✅ Daj wsparcie, ale bądź konsekwentny – jeśli pracownik nie zmienia zachowania, rozważ bardziej formalne konsekwencje.

Lista przewinień dyscyplinarnych według polskiego prawa

W polskim systemie prawnym przewinienia dyscyplinarne mogą skutkować różnymi konsekwencjami, od upomnienia po rozwiązanie umowy o pracę. Podstawowe regulacje dotyczące naruszeń dyscyplinarnych znajdują się w Kodeksie pracy oraz w szczególnych ustawach regulujących poszczególne zawody (np. służba cywilna, nauczyciele, kuratorzy sądowi).

Oto najczęstsze przewinienia dyscyplinarne, które mogą skutkować rozmową dyscyplinującą lub innymi konsekwencjami:

1. Naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych

• Nieprzestrzeganie czasu pracy (np. spóźnienia, wcześniejsze opuszczanie miejsca pracy).
• Nieprzestrzeganie poleceń przełożonych w zakresie obowiązków służbowych.
• Zaniedbywanie obowiązków skutkujące szkodą dla pracodawcy.

2. Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy

• Brak zgłoszenia i udokumentowania absencji.
• Nieprzychodzenie do pracy bez usprawiedliwienia.
• Nadużywanie zwolnień lekarskich.

3. Naruszenie przepisów BHP i regulaminu pracy

• Nieprzestrzeganie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, co może narazić siebie lub innych na niebezpieczeństwo.
• Używanie sprzętu niezgodnie z procedurami bezpieczeństwa.
• Praca pod wpływem alkoholu lub innych substancji odurzających.

4. Działanie na szkodę pracodawcy

• Ujawnianie poufnych informacji firmy osobom nieuprawnionym.
• Działanie na rzecz konkurencji bez zgody pracodawcy (naruszenie zakazu konkurencji).
• Przywłaszczanie mienia firmy lub korzystanie z jej zasobów do celów prywatnych.

5. Niewłaściwe zachowanie w miejscu pracy

• Mobbing, dyskryminacja lub inne formy nękania współpracowników.
• Naruszenie zasad współżycia społecznego, agresywne zachowanie wobec innych.
• Nieodpowiedni stosunek do klientów lub kontrahentów firmy.

6. Nadużycia finansowe i nieuczciwe praktyki

• Fałszowanie dokumentów finansowych lub innych danych firmowych.
• Defraudacja środków pracodawcy.
• Przyjmowanie łapówek lub innych korzyści majątkowych w związku z pełnieniem obowiązków.

7. Inne poważne naruszenia

• Nielegalne działania, np. kradzież, oszustwo, przestępstwa skarbowe.
• Prowadzenie działalności sprzecznej z interesem pracodawcy.
• Naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych (RODO).

Podstawa prawna dotycząca postępowania dyscyplinarnego

W polskim prawie, zgodnie z Art 52a Kodeksu Pracy, postępowanie dyscyplinarne może być wszczęte, gdy pracownik:

• Rażąco narusza swoje obowiązki wynikające z umowy o pracę lub regulaminu organizacji,
• Działa w sposób sprzeczny z etyką zawodową, narażając reputację firmy,
• Działa na szkodę pracodawcy, np. poprzez zaniedbania, brak odpowiedzialności czy naruszenie poufności.

W praktyce rozmowa dyscyplinująca powinna być pierwszym krokiem przed podjęciem formalnych działań. Jeśli problematyczne zachowanie utrzymuje się, organizacja może zastosować upomnienie, naganę lub inne środki przewidziane w przepisach wewnętrznych firmy.

Podsumowanie

• Rozmowa dyscyplinująca powinna być konstruktywna, a nie karząca.
• Jej celem jest rozwiązanie problemu i zapobieganie jego powtarzaniu się.
• Kluczowe jest dobre przygotowanie i profesjonalne podejście.
• Ustalanie konkretnych działań i monitorowanie postępów zwiększa skuteczność rozmowy.

Pamiętaj – dobrze przeprowadzona rozmowa dyscyplinująca to szansa na poprawę, a nie narzędzie do karania pracowników! 🚀