Obowiązki pracodawców zatrudniających powyżej 10 pracowników – kompleksowy przewodnik

Zatrudniając pracowników, przejmujesz obowiązki określone w Kodeksie pracy i innych przepisach. Ich zakres zależy od wielkości firmy – a dokładniej: od liczby zatrudnionych oraz wyników finansowych. Polskie prawo, zgodnie z klasyfikacją unijną, rozróżnia cztery kategorie przedsiębiorstw

• Mikroprzedsiębiorstwa – zatrudniające do 10 pracowników.
• Małe przedsiębiorstwa – od 11 do 50 pracowników.
• Średnie przedsiębiorstwa – od 51 do 250 pracowników.
• Duże przedsiębiorstwa – powyżej 250 pracowników.

Każdy z tych progów ma wpływ na obowiązki pracodawcy, a ich przekroczenie oznacza konieczność wdrożenia nowych regulacji prawnych. W niniejszym artykule omówimy wymagania, które musi spełnić firma w zależności od swojej wielkości.

Obowiązki pracodawcy niezależne od wielkości firmy

Formalności związane z zatrudnieniem

• Podpisanie umowy o pracę – każda osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę musi otrzymać na piśmie umowę określającą warunki zatrudnienia, wynagrodzenie, wymiar etatu i zakres obowiązków.
• Zgłoszenie do ZUS – każdy nowy pracownik musi zostać zgłoszony do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy.
• Odprowadzanie zaliczek na podatek dochodowy – pracodawca odpowiada za potrącanie i przekazywanie zaliczek na podatek dochodowy do urzędu skarbowego.

Obowiązki w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP)

• Szkolenie BHP – przed rozpoczęciem pracy każdy pracownik musi przejść szkolenie wstępne z zakresu BHP.
• Ocena ryzyka zawodowego – pracodawca zobowiązany jest ocenić potencjalne zagrożenia związane z wykonywaną pracą i wdrożyć środki zaradcze.
• Zapewnienie środków ochrony indywidualnej – np. kasków, rękawic czy masek, jeśli warunki pracy tego wymagają.

Obowiązki kadrowe i organizacyjne

• Prowadzenie ewidencji czasu pracy – obowiązkowe dla wszystkich pracowników.
• Zapewnienie minimalnego wynagrodzenia – corocznie aktualizowanego przez rząd.
• Przestrzeganie przepisów dotyczących równego traktowania i zakazu dyskryminacji.

Obowiązki w mikroprzedsiębiorstwach (1–10 pracowników)

Mikroprzedsiębiorstwa mają uproszczone procedury, ale nadal podlegają podstawowym regulacjom prawnym.

Zatrudnienie i dokumentacja

Każdy pracodawca zatrudniający choć jedną osobę na podstawie umowy o pracę ma obowiązek:

• Zawarcia pisemnej umowy o pracę przed dopuszczeniem do pracy

  „Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta na piśmie, pracodawca, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika, potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.”
  — art. 29 § 2 Kodeksu pracy

• Zgłoszenia pracownika do ZUS w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy

  „Płatnik składek jest obowiązany zgłosić pracownika do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia.”
  — art. 36 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych

• Prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie papierowej lub elektronicznej

  „Pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację pracowniczą w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników.”
  — art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy

Wynagrodzenia i podatki

• Wypłaty wynagrodzenia w terminie i nie rzadziej niż raz w miesiącu

  „Wynagrodzenie za pracę wypłaca się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie.”
  — art. 85 § 1 Kodeksu pracy

• Pobierania i przekazywania zaliczki na podatek dochodowy oraz składek ZUS

  „Zakład pracy, jako płatnik podatku, jest obowiązany obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.”
  — art. 31 ustawy o PIT

BHP i warunki pracy

• Szkolenie wstępne BHP przed dopuszczeniem do pracy

  „Nie wolno dopuścić pracownika do pracy, do której wykonywania nie posiada on wymaganych kwalifikacji lub potrzebnych umiejętności oraz dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.”
  — art. 237³ § 1 Kodeksu pracy

• Ocena ryzyka zawodowego na każdym stanowisku pracy

  „Pracodawca jest obowiązany ocenić i udokumentować ryzyko zawodowe związane z wykonywaną pracą oraz stosować niezbędne środki profilaktyczne.”
  — § 39 Rozporządzenia w sprawie ogólnych przepisów BHP

• Zapewnienie środków ochrony indywidualnej, jeśli praca tego wymaga

  „Pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej, które zabezpieczają przed działaniem czynników niebezpiecznych.”
  — art. 237⁶ § 1 Kodeksu pracy

Czas pracy i ewidencja

• Prowadzenie ewidencji czasu pracy dla każdego pracownika

  „Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika, obejmującą m.in. liczbę przepracowanych godzin, godziny nadliczbowe, nocne i dyżury.”
  — § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej

• Zapewnienie przerwy w pracy

  „Jeżeli dobowy wymiar czasu pracy pracownika wynosi co najmniej 6 godzin, przysługuje mu przerwa w pracy trwająca co najmniej 15 minut.”
  — art. 134 Kodeksu pracy

Obowiązki w małych przedsiębiorstwach (11–50 pracowników)

Po przekroczeniu 10 pracowników pojawiają się dodatkowe wymogi prawne.

Po przekroczeniu progu 10 zatrudnionych osób firma formalnie przestaje być mikroprzedsiębiorstwem i wchodzi w zakres regulacji, które nakładają nowe obowiązki organizacyjne, kadrowe i w zakresie świadczeń. Nie są one opcjonalne – wynikają wprost z przepisów prawa pracy, ustawy o PPK czy rozporządzeń wykonawczych.

Regulamin pracy (obowiązkowy)

Pracodawca, który zatrudnia co najmniej 50 pracowników, musi wprowadzić regulamin pracy. Jednak już od 11 pracowników obowiązek ten może zostać uruchomiony na wniosek związków zawodowych:

„U pracodawcy zatrudniającego co najmniej 50 pracowników, który nie jest objęty zakładowym układem zbiorowym pracy, ustala się regulamin pracy. (…) U pracodawcy zatrudniającego co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem – również ustala się regulamin pracy.”
— art. 104 § 2 Kodeksu pracy

Dla wielu małych firm w praktyce oznacza to, że regulamin pracy staje się obowiązkowy w momencie zatrudnienia 11. osoby – szczególnie w firmach z reprezentacją pracowniczą.

Regulamin pracy powinien zawierać m.in.:

• organizację i porządek w firmie,

• obowiązki pracowników i pracodawcy,

• sposób potwierdzania przybycia do pracy,

• systemy i rozkłady czasu pracy,

• porę nocną, przerwy i dyżury.

Obowiązek wdrożenia PPK

Pracodawca zatrudniający co najmniej 20 osób (do 2021 r. – obecnie każda firma zatrudniająca minimum 1 osobę) jest objęty obowiązkiem wdrożenia Pracowniczych Planów Kapitałowych.

„Podmiot zatrudniający, u którego w dniu objęcia obowiązkiem stosowania ustawy jest zatrudnionych co najmniej 1 osobę w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 18, jest obowiązany do zawarcia umowy o zarządzanie PPK.”
— art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 4 października 2018 r. o PPK

Nawet jeśli wszyscy pracownicy zrezygnują z uczestnictwa (pisemnie), pracodawca musi system formalnie wdrożyć: podpisać umowę z instytucją finansową i prowadzić rejestr uczestników.

Składki PPK:

• 1,5% wynagrodzenia – składka podstawowa pracodawcy (obowiązkowa),

• do 2,5% – składka dodatkowa (dobrowolna),

• 2% – składka pracownika (obowiązkowa, chyba że zrezygnuje),

• dopłaty od państwa – roczne i powitalne.

Bezpieczeństwo i higiena pracy (BHP)

Pracodawca zatrudniający od 11 pracowników musi mieć wyznaczoną osobę odpowiedzialną za sprawy BHP – wewnętrznie lub poprzez outsourcing.

„Pracodawca zatrudniający do 100 pracowników może sam wykonywać zadania służby bezpieczeństwa i higieny pracy, jeżeli ukończył szkolenie w dziedzinie BHP dla pracodawców wykonujących takie zadania.”
— § 12 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 września 1997 r.

Oznacza to, że w małej firmie:

• możesz sam pełnić tę funkcję po odpowiednim przeszkoleniu,

• możesz wskazać przeszkolonego pracownika,

• możesz zlecić usługę firmie zewnętrznej.

Dodatkowo nadal obowiązuje:

• ocena ryzyka zawodowego na każdym stanowisku,

• dostarczenie środków ochrony indywidualnej,

• organizacja szkoleń okresowych.

Relacje z przedstawicielami pracowników

Choć związki zawodowe są rzadkością w małych firmach, mogą się pojawić. Jeśli powstaną, masz obowiązek:

• udostępniać im pomieszczenie (jeśli wnioskują),

• konsultować zwolnienia indywidualne i grupowe,

• informować o zmianach warunków zatrudnienia, organizacji czasu pracy itd.

„Pracodawca jest obowiązany informować organizacje związkowe o przewidywanych zwolnieniach oraz prowadzić konsultacje w tej sprawie.”
— art. 20 ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników

Obowiązki w średnich przedsiębiorstwach (51–250 pracowników)

Średni pracodawca, czyli taki, który zatrudnia powyżej 50, ale nie więcej niż 250 osób, podlega kolejnym obowiązkom wykraczającym poza te, które dotyczą mikro i małych firm. Obejmują one m.in. tworzenie funduszu socjalnego, zatrudnianie służby BHP oraz rozszerzoną współpracę z przedstawicielami pracowników.

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS)

Od momentu przekroczenia 50 pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty), firma ma obowiązek tworzenia ZFŚS, chyba że w danym roku pracodawca zrezygnuje z niego w układzie zbiorowym lub regulaminie wynagradzania.

„Pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty jest obowiązany tworzyć fundusz.”
— art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych

Fundusz jest przeznaczony m.in. na:

• dofinansowanie wypoczynku pracowników i ich rodzin,

• zapomogi losowe i socjalne,

• finansowanie działalności kulturalnej, sportowej, rekreacyjnej.

Wysokość odpisu podstawowego na ZFŚS jest ustalana jako procent przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego i aktualizowana corocznie.

Zatrudnienie służby BHP

W średnich firmach pracodawca nie może już samodzielnie pełnić funkcji służby BHP. Konieczne jest zatrudnienie przeszkolonej osoby – wewnętrznie lub zewnętrznie – która będzie realizowała zadania w zakresie nadzoru nad bezpieczeństwem pracy.

„Pracodawca zatrudniający więcej niż 100 pracowników tworzy służbę bezpieczeństwa i higieny pracy.”
— § 1 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 września 1997 r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy

W firmach zatrudniających od 100 do 600 osób zatrudnia się co najmniej jednego pracownika do zadań służby BHP w pełnym lub częściowym wymiarze.

Do jego zadań należą m.in.:

• kontrola warunków pracy,

• nadzór nad wypadkami przy pracy,

• szkolenia i instruktaże,

• udział w komisji BHP, jeśli istnieje.

Komisja BHP – obowiązek przy 250 pracownikach

Choć nie jest to jeszcze powszechny obowiązek wśród wszystkich średnich firm, komisja BHP staje się obligatoryjna od 250 pracowników. Jeśli firma przekroczy ten próg, powinna powołać zespół składający się m.in. z przedstawicieli pracowników, lekarza medycyny pracy i służby BHP.

„Pracodawca zatrudniający powyżej 250 pracowników jest obowiązany powołać komisję bezpieczeństwa i higieny pracy.”
— art. 237¹¹ § 1 Kodeksu pracy

Rozszerzone obowiązki informacyjne wobec pracowników

Zwiększenie liczby pracowników oznacza również konieczność systematycznego informowania pracowników (lub ich przedstawicieli) o kwestiach takich jak:

• sytuacja ekonomiczna firmy,

• zmiany organizacyjne,

• planowane działania dotyczące warunków zatrudnienia.

„Pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników jest obowiązany przekazywać radzie pracowników informacje dotyczące: działalności i sytuacji ekonomicznej oraz przewidywanych zmian w zakresie zatrudnienia.”
— art. 13 ustawy z dnia 7 kwietnia 2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji

W tym celu powinna zostać powołana rada pracowników – jeśli wniosek o jej utworzenie złoży co najmniej 10% zatrudnionych.

Co zyskujesz jako średni pracodawca?

• Możliwość wdrożenia formalnych polityk HR i BHP.

• Lepszą organizację struktur odpowiedzialnych za bezpieczeństwo i komunikację z pracownikami.

• Możliwość korzystania z benefitów ZFŚS jako narzędzia motywacyjnego.

Co tracisz, jeśli nie spełnisz obowiązków?

• Kary ze strony PIP (nawet do 30 tys. zł) za brak ZFŚS lub niewdrożenie służby BHP.

• Roszczenia pracowników, którzy mogą zaskarżyć niewypłacenie świadczeń socjalnych.

• Problemy przy kontrolach ZUS, PIP i urzędów skarbowych.

Obowiązki w dużych przedsiębiorstwach (powyżej 250 pracowników)

Największe firmy mają najbardziej rygorystyczne wymogi.

Związki zawodowe i reprezentacja pracowników

• Obowiązek informowania przedstawicieli pracowników o istotnych zmianach w firmie.
• Zapewnienie przestrzeni na działalność związków zawodowych.

Rozszerzone regulacje BHP

• Prowadzenie wewnętrznych audytów warunków pracy.
• Obowiązek zapewnienia lekarza medycyny pracy na terenie zakładu (w niektórych branżach).

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy firma zatrudniająca 10 pracowników musi mieć regulamin pracy?

Nie, ale po przekroczeniu 10 osób regulamin staje się obowiązkowy.

Czy każda firma musi wdrażać PPK?

Tak, ale jeśli wszyscy pracownicy złożą rezygnację, firma nie odprowadza składek.

Czy firma 12-osobowa musi mieć osobę odpowiedzialną za BHP?

Tak, choć może to być wyznaczony pracownik lub firma zewnętrzna.

W miarę wzrostu firmy rosną także jej obowiązki. Każdy próg zatrudnienia wiąże się z nowymi regulacjami prawnymi, które mają wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Znajomość tych zasad pozwala uniknąć problemów prawnych i organizacyjnych.

Jeśli Twoja firma zbliża się do progu 10, 50, 250 pracowników – warto wcześniej przygotować się na zmiany!